Indien jij komende zomer een groot feest op de planning hebt staan, waarbij jij verantwoordelijk bent voor de organisatie, zul jij hoogstwaarschijnlijk dagenlang bezig zijn met het betreffende feest. ‘Welke ballonnen zijn het meest geschikt?’, ‘Hoeveel gasten zullen we uitnodigen?’, ‘Welke dj huren wij in?’ of ‘Wat wordt de dresscode?’. Het zullen vragen zijn die voortdurend door jouw hoofd spoken. Begrijpelijk. Het organiseren van een groot feest kan inderdaad een hoop stress opleveren.
In dit artikel zullen wij jou helpen met creëren van rust in jouw hoofd tijdens het organiseren van een feest. Het organiseren van een fantastisch evenement zou immers erg leuk moeten zijn. Hieronder hebben wij een lijstje gemaakt met de belangrijke beslissingen die gemaakt moeten worden en de stappen die gezet moeten worden. Lees snel verder.
- Datum, tijd en gastenlijst
Om afzeggingen te voorkomen, is het belangrijk om zo snel mogelijk de datum en tijd te communiceren met de gasten. Om die reden is het raadzaam om te beginnen met het opstellen van een gastenlijst. Indien jij een bedrijfsfeest organiseert, zal de gastenlijst een stuk gemakkelijker zijn dan wanneer jij een huwelijksfeest geeft. Neem de tijd voor het bepalen welke en hoeveel personen er komen.
Zodra de gastenlijst afgerond is, is het verstandig om direct een datum en tijd te prikken. Dit kun je vervolgens direct doorgeven aan de uitgenodigden, zodat zij de betreffende datum vrij kunnen houden. Verder zal deze datum jou meer motivatie geven om direct aan de slag te gaan met de organisatie.
- Budget vaststellen
Een dj huren, ballonnen en slingers inkopen en voldoende flessen drank inslaan. Als je een feest organiseert, wordt er al snel enorm veel geld uitgegeven. Om te voorkomen dat er onnodige spullen worden aangeschaft, is het verstandig om een budget met jezelf of de mede-organisators af te spreken. Op die manier wordt er bewuster nagedacht over de uitgaven.
- Locatie kiezen
Om te zorgen dat er op de betreffende datum ook een locatie vrij is, is het verstandig om tijdig aandacht te besteden aan het huren van de locatie. Wil jij een feest in het bos? Misschien op het strand? Of klinkt een bar toch iets leuker? Het soort feest heeft vaak ook invloed op de locatie.
- Catering en muziek
Het is mogelijk om enkele taken uit handen te geven. Zo is het raadzaam om te zorgen dat er personen, gedurende het feest, verantwoordelijk zijn voor de catering. Dit zal tijdens de organisatie een hoop zorgen en tijd schelen, aangezien de inkopen en voorbereidingen in handen liggen van anderen. Verder kan een dj inhuren ook een hoop tijd besparen. Op die manier zal er geen muzieklijst voorbereid hoeven worden door jullie.
- Decoratie
Uiteindelijk draait het geheel om het versieren van de locatie om de juiste sfeer te creëren. Zodra de locatie is aangekleed, de catering en dj aanwezig zijn en de gasten voorzien zijn van de uitnodiging kan het feest beginnen.